Qu'arrive-t-il aux devis enregistrés lorsque les prix changent ?

Une mise à jour de prix ne doit pas réécrire silencieusement la signification d'un devis émis. Décidez quels documents conservent leur base commerciale antérieure, quels brouillons sont recalculés et lesquels nécessitent une révision. La politique correcte dépend de vos conditions de vente et de votre processus opérationnel, elle doit donc être convenue avant sa mise en œuvre.

Distinguer un brouillon d'une offre émise

Une sélection préliminaire peut simplement nécessiter le prix actuel lors de sa réouverture. Une offre émise peut devoir conserver son montant et ses informations de validité. Une commande acceptée peut nécessiter un processus de changement contrôlé. Afficher le même écran pour les trois états peut masquer ces différences.

Enregistrez le catalogue et la base de prix utilisés pour chaque révision pertinente. Une date à elle seule peut ne pas identifier les règles correctes si différents revendeurs ou marchés utilisent des listes de prix distinctes.

Tester un changement sur une frontière commerciale réelle

Préparez deux devis avant une mise à jour de la liste de prix : un brouillon et un émis. Appliquez la nouvelle liste, puis rouvrez les deux. Demandez à l'opérateur d'expliquer le montant affiché et l'action nécessaire avant de l'envoyer ou de l'accepter.

Ajoutez maintenant un accessoire. Le système doit suivre la politique convenue pour l'offre révisée plutôt que de mélanger un ancien prix de base inexpliqué avec de nouveaux montants d'options. Conservez le document précédent afin que les deux parties puissent comprendre le changement.

Inclure les responsabilités du revendeur et du client

Un revendeur peut avoir négocié des conditions différentes d'un prix public. Spécifiez comment les dates d'entrée en vigueur, les autorisations de compte et l'approbation s'appliquent à ces conditions. Demandez qui peut annuler un montant et quelles preuves sont conservées lorsque cela se produit.

Vos conseillers juridiques et commerciaux doivent déterminer le traitement des offres émises et des commandes acceptées. Le projet logiciel doit mettre en œuvre la politique approuvée ; une revendication générale de tarification automatique ne règle pas la validité contractuelle.

Spécifiez le parcours de retarification Configurix

Pour un moteur de tarification Configurix, apportez une liste de prix actuelle, une offre émise et un exemple de modification ultérieure. Convenez de ce que l’acheteur et le vendeur voient à chaque étape. Confirmez que les documents personnalisés et les enregistrements de réception font référence à la même spécification révisée.

Chaque projet enregistré doit-il conserver son prix d'origine pour toujours ?

Pas nécessairement. Établir une politique délibérée pour les traites, les offres émises et les commandes acceptées. L'exigence importante est que le résultat affiché et l'action suivante soient compréhensibles.

Conserver l'ancien PDF est-il suffisant ?

Il préserve le document, mais l'application doit également identifier la configuration et la révision commerciale qu'il représente. Dans le cas contraire, le personnel pourrait combiner l'ancien document avec un produit modifié.